RPA活用で、工数削減・ヒューマンエラー防止・引き継ぎ時間短縮に成功｜菅公学生服株式会社様

活用サービス：RPAソリューション、人材派遣

1854年創業の老舗学生服メーカーの菅公学生服株式会社。同社が製造販売する学生服は、業界トップクラスのシェアを誇り、
有名ブランドとのコラボや、多様性に配慮したウェアづくりなど、時代のニーズに合わせてさらに進化し続けている。
そんな同社が業務の効率化を図るために取り入れているのが、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）。
パソコンでおこなうルーティン業務を自動化できるアプリケーションで、これまで人がおこなっていた作業をロボットが代行することにより、
人力での作業の処理時間を短縮し、業務効率をアップさせることが可能。今回は、RPAソリューションサービスの導入に取り組まれた中塚様に、
導入しようと思われたきっかけ、導入後の効果、キャリアプランニングのサポート体制への評価などについてお話をうかがいました。

―まず、中塚様の担当されている業務を教えてください。

店舗推進課に在籍していて、主にセールスプロモーションの業務をおこなっています。
全国の菅公学生服の販売店様に向けてPOP、ポスター、のぼりなどの販促物を提案して納品するほか、
販売方法の支援や、店舗のレイアウトの相談なども受けています。
各販売店のスタッフと協力しながら、お客様に気持ちよく買い物していただけるような売り場づくりを推進しています。
そのほか、複数の店舗をまとめて担当する管理者の人材育成もおこなっています。

―現在、RPAのサービスを利用されていますが、導入されたきっかけを教えていただけますか？

RPAの導入を検討したのが2021年です。当時、会社の組織変更があって、部署の入れ替えによって業務が増えるというタイミングがありました。
ちょうどその時に、社員の結婚や産休が重なり、人員が足らなくなってしまいました。
ルーティン業務が多く、その作業を自動化したいと思い、取締役に相談して、RPAの導入を検討しました。

―RPAを導入する際に、なぜ最初にキャリアプランニングを選ばれたのでしょうか？

偶然になるのですが、ちょうどその頃にキャリアプランニングの紹介予定派遣サービスを利用していました。
その際に採用した方がとても優秀で、現在は正社員で働いてくれています。その実績もあったので、もともとキャリアプランニングの印象は良かったんです。
RPAソリューションサービスそのものが良いからという訳ではなくて、キャリアプランニングが提供するサービスだから導入しようと思いました。

見積もり作成ロボットでは、年間約300時間の作業時間を削減

―RPAを活用して、どのような業務を自動化していますか？

ロボットは10台稼働していて、見積書の作成や、経理処理などで利用しています。RPAを利用することで最も自動化したかったのが、見積もりの作成でした。
原価表を作成して、それを別フォーマットに転記し、他部署への連絡用に移し替えるという一連の作業で、一つの作業に10分もかからないような単純なものです。
ただし、件数が多く、その作業が一年で1,000件ほどありました。現在は、その業務を全てRPAに任せています。
また、売り上げの報告処理についても、集計から報告書の作成まで全て自動になったので、作業時間を大幅に短縮できています。
具体的には、見積もり作成業務に関しては、RPA導入前と比較すると約300時間の作業時間を削減することができました。
また、この見積もり作成ロボットは他部署でも転用可能なため、今後の社内での効果拡大にも期待しています。

―RPAを導入する前の課題と、導入後の効果を教えていただけますか？

導入後の効果としては、作業時間の削減と、ヒューマンエラーの防止ができました。フォーマットを写し変えるだけの転記業務や、
毎日のルーティン業務が多くあったのですが、それらは作業時間がそれなりにかかって、さらにミスもしやすかったんです。
また、業務自体を担当者が忘れてしまい、営業に迷惑をかけることもありました。内容自体は難しくなくても、
多岐に渡る作業を人の手でおこなっているとどうしてもミスが発生するので、RPAを導入したことでそれがなくなったのは大きいですね。
さらに、ルーティン業務がなくなったおかげで、外部とのやりとりや打ち合わせ、販促提案など、他のことに時間を使えるようにもなりました。

引き継ぎ時間の削減やデータ整理などのメリットも

―そのほか、導入してみて良かったと感じることはありますか？

個人的に感じたのは引き継ぎ時間の短縮ですね。
作業を教える手間がなくなったのが良かったです。処理を細かくマニュアル化しなくてよくなりましたし、説明事項がかなり減り、引き継ぎがスムーズになりました。
この数年で新人が5名入ってきたので、本来であれば5名×60分の引き継ぎ時間が必要でしたが、その手間と時間を削減できました。
あとは、フォルダがきれいに整理できるようになったのも良かったですね。RPAを利用すると、必ず決まったルールと名前でフォルダを保存するので、
他部署のメンバーがその資料を探す時にも非常に見つけやすくなりました。導入以前は、ルールの統一ができていなくて、
担当者によってフォルダ名のつけ方が違うから統一性がないなどの問題がありましたが、今はそういったことが全部なくなりましたね。

―導入するにあたってキャリアプランニングのサポート体制はいかがでしたか？

キャリアプランニングは、ロボット作成、メンテナンス、担当の社員が自分でロボットを触れるまでの教育研修と、
開発から運用までトータルで支援してくれたので良かったです。導入時には、キャリアプランニングの担当者さんが頻繁に来てくれていましたし、
導入後も続けて活用していけるよう丁寧に教えてくれたおかげで、社員が自分である程度メンテナンスやエラー処理ができるようにもなっています。

導入支援から導入後のフォローまで手厚いサポート体制

―最後にキャリアプランニングのサービス導入を検討されている方へメッセージをお願いします。

キャリアプランニングの良いところは、担当者さんが弊社のことをよく理解してくださっていることだと思います。
最初にロボットを作る際に、「なぜこの処理が必要なのか」を把握した上で進めてくださいました。
業務の背景まで汲み取ってもらえたのがありがたかったです。
単純にロボットを販売しているのではなく、業務軽減に向けて支援するという意志をキャリアプランニングの
担当者さんからきちんと感じられたのが心強かったです。導入時や、導入後のフォローの時にも、誠実で、
とても丁寧に説明してくれて距離の近さを非常に感じました。
もしまだRPAを使ったことがなくて、初めて利用されるのであればキャリアプランニングを選ばれるのが良いと思います。

掲載情報は、2023年12月時点の情報です。

［会社概要］
菅公学生服株式会社
事業内容　スクールウェア、スポーツウェアなど各種衣料の製造販売
所在地　〒700-0024　岡山県岡山市北区駅元町15-1 岡山リットシティビル5F
ホームページ　https://kanko-gakuseifuku.co.jp/
従業員数　約3,030名